Los cuatro pilares de la productividad personal
Una breve guía para reducir tu velocidad, avanzar en tus tareas y estar más enfocado.
La productividad personal es un mundo apasionante. Desde el momento en el que me embarqué en el viaje del autoconocimiento y la mejora personal ha sido una compañera de viaje inseparable.
La productividad, como ya he escrito en multitud de ocasiones, no es hacer más a toda costa. Eso se lo dejamos a las máquinas. Los indicadores de productividad de una máquina están claros: tienen que producir cuanto más mejor en el tiempo disponible con la calidad adecuada. Para eso tienes que minimizar las paradas y las interrupciones. Es fácil, más, más y más.
La productividad personal es otra cosa. Hacer más no significa hacerlo mejor. Hacer más es la consecuencia de hacer las cosas bien. Es saber organizar tu tiempo, es saber vivir a la velocidad adecuada. Es aprender a gestionar tu cuerpo y tu mente. Es sentir que todo fluye. Es saber permanecer en un estado de calma ante todo lo que te viene. Es aprender a generar respuestas adecuadas antes retos determinados. Es interiorizar recursos mentales para trabajar mejor, vivir más y reducir esa tensión interna. Es saber delegar. Es saber decir que no. Es saber que es lo que tienes que hacer y lo que no. Es ponerte a trabajar de una vez por todas. Es quererte. Todo esto da como resultado ser más capaz.
Es un viaje que dura toda la vida. Siempre encuentras algo en lo que puedes mejorar. Durante todo este tiempo he podido observar que la productividad se basa en cuatro pilares fundamentales. Cualquier artículo, libro, experto (que poco me gusta esta palabra) que hayas podido leer, ver o escuchar se basa en alguno de estos principios:
El Método Slow es una publicación para leer tranquilamente. Sin prisa. Todas las semanas tu dosis de productividad y desarrollo personal. Solo valor. Cero ruido.
1. Organización personal
«Necesito organizarme. Soy muy desorganizado. Tengo que organizarme sino me va a dar algo». Cuántas veces habrás oído esto. Yo, muchas. El primer paso para lograr el control es aprender a organizarte. Hay tantas maneras de organizarse como personas hay en el mundo pero no todas son eficaces. Organizarse adecuadamente significa tener cada cosa en su lugar para, en cualquier momento, poder encontrar lo que necesitas. Tus tareas, tu información, tu bolígrafo…No solo se trata de organizar tu mundo, sino también tu espacio. Un espacio de trabajo organizado favorece la concentración1.
Tener un método fiable de organización personal es la base para empezar a cambiar. Yo lo logré gracias a GTD®, quizá el mejor método de organización personal. Solo necesitas una libreta para empezar.
Ejercicio práctico
Coge una libreta. Anota una tras otra todas las áreas de responsabilidad o proyectos de los que eres responsable. Ahora anota la siguiente tarea que tienes pendiente de cada proyecto o área. Todo lo que tienes que hacer debe estar en esa lista y en ningún sitio más. Elige una de ellas y ponte a trabajar. Cuando acabes táchala y coge otra. Así sucesivamente.
Recursos
Allen, D. (2015). Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés. Barcelona: Editorial Empresa Activa.
Duhigg, C. (2012). El poder de los hábitos: Por qué hacemos lo que hacemos en la vida y en el trabajo. New York: Random House.
2. Utilización del tiempo
El tiempo es un bien preciado pero mal utilizado. Lo echamos de menos cuando no lo tenemos y lo malgastamos cuando disponemos de él. Gran parte de la experiencia de la productividad se basa en cómo gestionar nuestro tiempo adecuadamente. Nuestro horario de trabajo, comúnmente, es de ocho horas. ¿Alguna vez te has parado a pensar cuantas de ellas son realmente productivas? Entre reuniones, interrupciones y que nos encanta procrastinar, las horas efectivas se reducen como la espuma de una cerveza mal tirada2. Saber qué es lo que tenemos que hacer y cuándo lo debemos hacer es todo un reto. Hay varias técnicas y hábitos que te pueden ayudar.
Empezar ganando. Antes de abrir el correo, avanza una tarea.
Time Blocking: Asigna bloques de tiempo a tus tareas y planifica tu descanso.
La técnica Pomodoro: Divide el trabajo en bloques de 25 minutos y descansa 5 entre cada uno de ellos.
MIT (Most Important Task), elige las tres tareas más importantes que quieres abordar en tu día. elige una y céntrate solo en ella.
Define qué es lo importante y lo que no. Delega las tareas que puedas delegar, elimina lo que no es de tu responsabilidad y quédate con lo que te va a aportar más valor.
Hay muchas técnicas, esto solo es un ejemplo. No intentes aplicarlas todas a la vez. Elige las que mejor se adapten a ti y prueba con ellas. La gestión del tiempo es una guerra interna para elegir qué hacer o no hacer en cada momento. Por eso el simplificar cada elección te va a ayudar a que esa elección sea lo más adecuada posible. Nuestro estado de ánimo y nuestra energía disponible en cada momento juega un papel fundamental.
Ejercicio práctico
Divide tu día en bloques de 30 minutos o una hora.
Asigna tareas específicas a cada bloque: trabajo profundo, revisar correos electrónicos, descansos, reuniones, etc. Yo lo hago en mi libreta al comenzar el día.
Reserva tiempo para pausas y actividades imprevistas (interrupciones). (10-20% del día).
No se trata de ser rígido con la planificación. Es sólo una guía para ir llevando tu día a día. Con una planificación de este modo te darás cuenta del tiempo que consume cada tarea y poco a poco irás afinando tu planificación diaria. No se trata de hacerlo todo sino de dedicar el tiempo necesario a cada tarea. Y si tienes que dedicar el tiempo a una sola cosa, hazlo. Es lo mejor que puedes hacer hoy para poder avanzar.
Recursos
Cirillo, F. (2006). La técnica Pomodoro. Berlín: FC Consulting.
Tracy, B. (2017). ¡Tráguese ese sapo! 21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia personal. Barcelona: Empresa Activa.
3. Gestión de la energía
No todos los días nos sentimos de la misma manera. Hay días en los que nos comemos el mundo y hay días en que la mente no está para mucha fiesta. Nuestro trabajo debe transcurrir por dos vías:
Maximizar nuestra energía disponible. Descansa adecuadamente. Duerme las horas que debes dormir. Haz ejercicio y aliméntate adecuadamente. Deja de trabajar cuando debes hacerlo. Haz descansos durante la jornada. Es simple pero pocos los cumplimos a rajatabla. Sabes lo que tienes que hacer. Hazlo. Sin escusas. Sin energía no hay rendimiento. Debe ser tu prioridad. Sin energía no hay nada de todo lo demás.
Identificar nuestros niveles de energía a lo largo del día y elegir las tareas en función de ese nivel. Aquí entra en juego nuestra capacidad de autocontrol. Si eres una persona diurna, al final del día estarás más cansado o cansada, tu mente estará más borrosa y no serás tan eficiente. Esto te llevará a cometer más errores. En esos momentos debemos ser capaces de dejar esa tarea tan ardua y dedicarnos a avanzar otras tareas que requieren menos concentración o esfuerzo, como escanear documentos, ordenar nuestro espacio, archivar, etc. Debes identificar tus picos de energía y realizar ese trabajo más profundo en las horas de más claridad y fortaleza. Notarás la diferencia.
Ejercicio práctico
Durante una semana anota tu nivel de energía a lo largo de la jornada. En cuanto tengas esos datos, planifica en función de esa energía.
Recursos
Walker, M. (2018). ¿Por qué dormimos? La nueva ciencia del sueño. Barcelona: Paidós.
4. Control de la atención
Qué difícil es mantener la atención cuando estamos llenos de estímulos e interrupciones constantes. El teléfono, las notificaciones, lo correos que no paran de entrar, el compañero que viene a preguntar. Cada vez que se nos interrumpe tardamos de media entre 20 y 23 minutos en volver a alcanzar el mismo nivel de concentración que antes de ser interrumpidos3. Además, según este estudio4, las personas que trabajan con muchas interrupciones experimentan una carga mayor de trabajo y más estrés.
La multitarea es un foco de interrupción constante. Tu cerebro no está preparado para asumir el cambio de tarea cada poco tiempo.
Puedes implementar hábitos y trucos para no ser interrumpido y/o auto-interrumpido:
Trabajar con el correo apagado.
Dejar el móvil lejos de tu alcance.
Desenchufar o apagar el teléfono.
Hacer una solo cosa a la vez.
Buscar un lugar alejado del ruido si no trabajas en una oficina.
Ponerte una reunión contigo mismo en tu gestor de correo para aparecer ocupado y reservar este tiempo solo para ti (este me encanta).
Mentalizarte de que no tienes que contestar en el momento a todo lo que te llega.
Un poco de música de ambiente mientras trabajas puede favorecer esa concentración56.
La mejora de la concentración no solo requiere tomar medidas ara que algo externo no te interrumpa. Somos muy buenos auto-saboteándonos. Nuestra mente está ahí al acecho para, en cualquier momento, escapar a nuestro control e irse de marcha. Podemos mejorar nuestra atención trabajando sobre ella. Una manera de trabajar la concentración es a través de la meditación o mindfulness. La meditación es una técnica poderosa para el control mental. Te ayuda a poder volver al momento presente de una manera más fácil. Si estás entrenado en la práctica serás menos vulnerable a las interrupciones.
Ejercicio práctico
Durante el día de hoy, vas a reservarte una hora de trabajo profundo solo contigo. Revisa el correo, crea una reunión para ti solo en el que se te bloquee esa hora y ciérralo. Coge tu móvil y mételo en un bolsillo, en el cajón o fuera del alcance. Desconecta el teléfono fijo y las notificaciones de chat si los tienes. Elige una tarea. Solo una. Y ponte con ella. Al cabo de la hora dime si has avanzado y lo que has sentido.
Recursos
Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). "The cost of interrupted work: More speed and stress". Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems.
Si logras trabajar en estos cuatro pilares verás como tu productividad se disparará, tus niveles de estrés disminuirán y tendrás una sensación de control como nunca habías imaginado. Créeme, funciona.
Un abrazo.
Carlos
REFLEXIONAR
«El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos»
- William Penn
PROFUNDIZAR
Recomiendo encarecidamente este libro. Es una joya.
Wallace, B. A. (2006). La revolución de la atención: Desbloqueando el poder de la mente enfocada. Barcelona: Paidós.
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MICROHÁBITO DE LA SEMANA
Elige un ejercicio práctico de los del artículo y céntrate en él.
PARA ESCUCHAR
Estos tipos me encantan:
En la cerveza bien tirada, la crema -que no espuma-, te debería durar hasta el último trago. Pero ese es otro tema.
Jones, D. M. (2001). Music and the brain: Can music enhance cognitive performance?. Journal of the Royal Society of Medicine, 94(4), 192–195. https://doi.org/10.1177/014107680109400404.
Kahneman, D. (1973). Attention and Effort. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall. https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC1281386/.
El Método Slow es una ‘newsletter’ sencilla para leer tranquilamente. Sin agobios, sin prisa. Escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida. Pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor.
Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Para eso cada texto está escrito intentando condensar el mensaje en pocas líneas. Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más
Qué buena reflexión sobre la productividad desde un enfoque más humano y consciente basándose en esa idea de convertir el 'hacer más' en 'hacer mejor'. Cuatro pilares imprescindibles. ¡Gracias por compartirlo!