La matriz de Eisenhower no funciona
y te explico porqué.
La matriz de Eisenhower es una herramienta que se atribuye al mismísimo General estadounidense y presidente de la misma nación desde 1953 a 1961, Dwight D. Eisenhower, y que sirve para determinar si una tarea es urgente y/o importante. En principio parece algo útil pero veamos porque realmente no funciona.
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Eisenhower creó esta matriz como solución a la decisiones que tenía que tomar durante las batallas. Se trata de un principio donde clasifica en un cuadrante las tareas o decisiones a tomar según sean urgentes o no; o importantes o no:
Puede resultar útil en ocasiones puntuales pero no sirve para el día a día. Y te lo voy a razonar. Para empezar, la clasificación de tareas por importancia o urgencia, sobre todo por esto último, es muy subjetiva. Determinar qué es sólo urgente o urgente e importante a la vez es muy difícil en muchos casos. Por eso, simplificar esta tarea hará que no pierdas tiempo en algo innecesario.
Lo que te va a hacer más eficaz es determinar si lo tienes que hacer o no, y cuándo lo puedes hacer para que la fecha de vencimiento no se te eche encima. De otra manera se tiende a procrastinar esas tareas que por ser menos importantes o urgentes no merecen toda tu atención porque siempre vas a tener algo más urgente que hacer que esas cosas menores. Por eso, clasificar las tareas por importancia según las áreas de responsabilidad es lo más práctico y efectivo.
Trabajar con las tareas en el cuadrante de lo importante y no urgente es lo ideal para el desarrollo personal. Covey lo popularizó en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y tengo que estar de acuerdo con él. Por eso creo que lo urgente no existe y podríamos englobar todas las tareas en los cuadrantes II y IV.
Lo urgente no existe
No existen las tareas urgentes. Existen cosas más importantes que otras según el contexto y tu área de responsabilidad. Por regla general, lo urgente es algo importante a lo que alguien (el responsable de hacerlo) no le ha prestado la atención necesaria en el momento adecuado y se ha convertido en algo urgente.
Lo urgente no existe. Lo urgente es en realidad una tarea con fecha de vencimiento; cosas que tienes que hacer ahora porque tienen una fecha límite. De las veces que te han dicho que esto era urgente, realmente ¿cuán de urgente era? ¿Para dentro de un minuto? ¿Para dentro de una hora, un día? ¿Y si no la hicieras? ¿Y si esa tarea se quedará sin hacer por alguna circunstancia? ¿Cuán grave sería?
Es cierto que no siempre podemos prever que es lo que va a ocurrir y de repente surge algún imprevisto que atender. En estas ocasiones, la urgencia es justificada y no hay más remedio que ponerse a ello cuanto antes porque si no, puede derivar en un problema grave. Pero no es lo habitual, en mis 20 años de experiencia trabajando codo con codo con muchas personas, en una gran organización y con decenas de temas en marcha, me ha ocurrido en contadas ocasiones.
La gran mayoría de las cosas que alguien te dice que son urgentes en realidad no lo son. Es un dato totalmente subjetivo en base a mi experiencia, pero mi impresión es que no estoy muy equivocado. Te animo a que hagas la prueba. Cada vez que alguien te diga que algo es urgente, anótalo y determina si es lo suficientemente importante como para que se haya convertido en urgente y pregúntate que si no se hiciera, qué ocurriría.
¿Por qué es urgente? ¿Es urgente porque esa persona quiere que se haga ya o por que realmente es necesario que se haga en un tiempo determinado?
Probablemente ha sido una tarea importante a la que nadie le ha hecho caso hasta que no ha quedado mas remedio que reaccionar, contrariamente a la proactividad que se hubiera puesto de manifiesto si hubieses reaccionado antes.
Se proactivo y evitarás tener que correr:
Mantén al día la visión de las tareas de tus áreas de responsabilidad.
Detecta puntos flacos antes de que se conviertan en problemas.
Mantén un buen sistema de organización personal (que sea confiable) (¿te ayudo?).
Se consciente de la importancia de las cosas en tu entorno.
Adopta una actitud de mejora continua.
Trabaja sin distracciones.
Sé responsable con tus obligaciones.
No solo podemos aplicar la filosofía de lo no urgente a nuestro trabajo. Nuestra vida está llena de compromisos que se transforman de repente en urgentes. ¿En serio? No dejes que esto ocurra. Deja de correr, céntrate en lo importante y desecha todo lo demás.
De todas maneras, puede que a ti te funcione la matriz de Eisenhower, está bien, en ciertos momentos puede ser un muy buena herramienta si se utiliza bien. Si es así, más abajo te dejo un de artículo para profundizar en ella.
Ahora te propongo un ejercicio: Anota en un papel las áreas de tu vida que son más importantes. Piensa todas las acciones que haces al cabo de día. Elimina las que no estén alineadas con lo que es más importante para ti. Sólo vive haciendo cosas que sumen. Evitarás las urgencias y tener que decidir que es más importante. Aplícalo a tu trabajo. Trabajarás menos, producirás más y te sentirás mejor.
Un fuerte abrazo.
Carlos.
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Referencias
Keller, G y Papasan, J. (2019), Sólo una cosa. Aguilar.
Covey, S (2012), Primero lo primero. Paidós.
Covey, S (2023), Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Ed. revisada. Paidós.
REFLEXIONAR
«Lo urgente no existe».
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MICROHÁBITO DE LA SEMANA
Esta semana clasifica cada tarea que tengas en función de la matriz de Eisenhawer. Vamos a comprobar si realmente es útil o no. Al final de la semana comprueba qué tareas has completado y cuáles no y qué implicaciones ha tenido no haberlas completado todas. ¿Sigues creyendo que clasificar por urgencia es útil?
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Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más.
Estoy de acuerdo, pero solo en parte. Hay ámbitos de trabajo en los que la idea de algo urgente yo creo que sí que existe. En el contexto del mundo de las TIC, las áreas de soporte y operaciones sí que tienen tareas que pueden ser extremadamente urgentes y que no podía haber sido planificado como tal (al menos no en el mundo real). Algo semejante sucede en las urgencias hospitalarias.
La idea de que la mayoría de las tareas que la gente considera urgente no lo son es totalmente cierto. Es más, un gran número de personas confunde urgente con importante, lo cual complica aún más este sistema.