El Método Getting Things Done® (GTD®) de organización personal
Conseguí reducir mi estrés, sentirme mejor y ser más productivo.
Esta publicación forma parte de la 🎓 Escuela de productividad, donde podrás encontrar material y recursos para mejorar tu productividad y organización personales, retomar el control y reducir tu estrés.
En una de mis primeras publicaciones os conté que libro me cambió la vida: Organízate con eficacia de David Allen.
En 2010 cuando oí hablar del método por primera vez, empecé a indagar y enseguida supe que era algo así lo que necesitaba. Compré el libro y empecé a leerlo. Cuando acabé comencé a aplicarlo a mis tareas diarias en mi trabajo. Fue un punto de inflexión en mi productividad personal y en mi vida. Al fin tenía un método mediante el cual todo mi mundo estaba ordenado y nada estaba en mi cabeza. De repente, note una calma como nunca antes había experimentado. Mis tareas estaban ordenadas y tenía todo bajo control. ¿Cómo es posible?
Esto fue el punto de partida en mi viaje a través de la productividad personal. A partir de aquí empecé a optimizarlo. Hoy en día, es la base de mi método de organización personal. No se trabajar de otra manera.
Mucha gente me ha preguntado por el método a lo largo de estos quince años. Y, sinceramente, pocos han conseguido implantarlo de manera que perdure en el tiempo. GTD® es un método que en su conjunto puede parecer complejo, y cuando lees el libro es lo primero que piensas. Es cierto que aplicarlo en su totalidad como viene descrito puede llegar a ser tedioso, pero los principios son muy fáciles de aplicar y el fundamento es sencillo. Por este motivo, empecé a publicar el mi blog acerca de GTD®. Intentaba no sólo acercar a la gente el método sino que me servía para poder implantarlo de manera más profunda en mi trabajo. Nunca he llegado a implantarlo al 100%, pero tiene un porqué.
Implantar el método y seguirlo en su totalidad puede llegar a ser difícil y complejo. Por eso, yo utilizo la versión simplificada del método que es más que suficiente para tener todo fuera de la cabeza. Siguiendo con la filosofía del menos es más, adapté el método a mi tipo de trabajo e intenté simplificarlo sin perder la esencia y la funcionalidad del mismo.
Introducción a GTD®
GTD® se basa en la planificación natural del ser humano, lo ordena y le da un sentido. Todo esto se traduce en un flujo de trabajo que organiza tus proyectos y tareas de manera que puedas tener el control en cada momento.
Voy a intentar resumirte en qué consiste el método.
GTD® se basa en cinco principios:
Capturar
Clarificar
Organizar
Revisar
Hacer
Cada uno de ellos está definido por un flujo de trabajo determinado.
1. Capturar
Se trata de capturar todo lo que te llama la atención en un mismo lugar. Ese es el secreto. Cada vez que te llega una tarea, un papel, un informe, un email, etc., debes tener un lugar (llamémoslo bandeja de entrada) donde poder recoger esa información que más tarde vas a organizar y ponerla en sus sitio. Como bandejas de entrada puedes tener: una bandeja física en tu mesa, una libreta, una aplicación de notas en tu móvil (como Obsidian), una app específica (como Nirvana HQ), la bandeja de entrada de tu email, etc. Todo tiene que ir a un sitio y debes ser capaz de en cualquier momento capturar lo que te llame la atención. Como en todo, menos es más, cuantas menos bandejas de entrada tengas más sencillo será poder organizar todo tu mundo. Pero esto ya es en el siguiente paso.
2. Clarificar
Ya tienes todo capturado en tus bandejas de entrada. Hay que determinar qué es cada cosa y ordenarla. Según el tipo de cosa que sea ira a un sitio o a otro.
Si es una tarea, a una lista de tareas o de proyectos (si conlleva más de una tarea).
Es algo que tengo que hacer: a la lista de tareas.
Es algo que puedo delegar: delégalo.
Si es algo para consulta, en la carpeta (física o digital) de referencias.
Si no es nada accionable o no es información, deséchalo.
Es un objeto, ponlo donde le corresponda.
Es algo que debe permanecer para luego, a la carpeta de a la espera.
Así con cada cosa que tengas en tu bandeja de entrada.
3. Organizar
Ahora debes organizar todo lo anterior en recipientes adecuados, ya sean listas o carpetas para poder tirar de ellos en cualquier momento. Deberás tener:
Una lista de Proyectos
Un lista de Próximas acciones (Tareas)
Una lista de A la espera
Una lista de Algún día tal vez
Agenda
Material de apoyo.
Lista de Próximas acciones
Esto es fácil, es el típico listado de lo que tienes que hacer. Aquí tienes que anotar la próxima acción necesaria de cada proyecto para poder avanzar. El método te indica que puedes subdividir este listado en acciones a hacer en casa o en la oficina o delante del ordenador. Para comenzar con una sola lista es suficiente.
Lista de Proyectos
Aquí deberían ir anotados todos los proyectos abiertos que tengas en este momento. Esta lista que te servirá para tener una visión de en lo que estás trabajando durante la revisión semanal. No tienes que anotar nada más, únicamente el nombre que identifique al proyecto.
Material de apoyo para los proyectos
Aquí va todo el material necesario para tu proyecto, es decir, una carpeta física y/o digital donde guardas toda la documentación que necesitas como material de referencia para tus proyectos.
Lista de A la espera
Esta lista es de las más útiles, por lo menos para mí. Aquí debes anotar todas las tareas que has delegado en otra persona y tienes que hacer un seguimiento.
Por ejemplo, Manuel tiene que redactar un informe y entregártelo para poder seguir preparando tu presentación, entonces anotarás esta tarea en el listado. Me resulta muy útil para gestionar los emails para los que necesito una respuesta. Para ello tengo una carpeta en Outlook donde automáticamente, al ponerme en copia oculta, se me archivan allí y de esta manera puedo revisar de qué emails tengo pendiente una respuesta de alguien.
Lista de Algún día / tal vez
Es una lista, bandeja o carpeta, como prefieras, donde se deben guardar todas aquellas acciones, documentos o ideas que no quieres realizar en este mismo momento porque no es necesario, porque quieres pensarlo mejor o porque quizá algún día quieras retomar.
Agenda
Normalmente utilizamos la agenda de forma errónea. En la agenda sólo van las citas que tienen fecha y hora determinada. Nada más. No es una herramienta para anotar tareas que pueden ser hechas en otro momento. Las tareas a la lista de tareas.
Material de consulta
Sería un archivo donde guardar todo aquel material que podrías necesitar consultar en un futuro. Lo deberías guardar en un archivador o carpetas digitales o físicas para una posterior consulta.
4. Revisar
La piedra angular del método. Para que puedas confiar en tu método de organización debes estar seguro que está actualizado. Esto se consigue con la revisión semanal. Consiste en revisar punto por punto, cada lista, cada proyecto, todas las bandejas de entrada y cada cosa que tienes entre manos para tener una idea global de cómo anda tu mundo. Es como limpiar el sistema y dejarlo listo para una nueva semana. De esta manera consigues no tener que estar pendiente cada día de mantenerlo. Hace unas semanas publiqué una entrega explicando cómo hacerla correctamente.
5. Hacer
Por último, y lo más importante, hacer. Nada de todo lo anterior sirve si no te pones a hacer lo que tienes que hacer. Si bien es cierto que GTD® te habla de tener en cuenta el contexto y la energía disponible para elegir la tarea correcta, quizá sea el punto más flojo del método ya que GTD® se centra más en la organización que en la acción.
Flujo de trabajo con GTD®
Esto es una pequeña aproximación a lo que es el método, un bocado para que puedas ver qué es lo que puede hacer por ti. Ponerte en marcha para recuperar el control de tu trabajo y de tu vida depende de ti. GTD® es, sin duda, el mejor método de organización personal. Seguro que has oído hablar de él y seguirás oyéndolo porque voy dedicar tiempo para traértelo a la newsletter y que puedas sacarle el mayor partido. Para ello, estoy preparando un curso/taller para que aprendas a implantarlo desde cero y de manera fácil y sencilla. Si te quedas por aquí te iré informando.
Si has llegado hasta aquí y te interesa GTD® y aprender a poner en marcha tu propio sistema de productividad personal de manera sencilla, házmelo saber.
Un abrazo.
Carlos.
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El libro: Organízate con eficacia de David Allen. La última revisión de enero de 2024.
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El Metodo Slow es una publicación sencilla para leer tranquilamente. Está escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida.
Son pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor.
Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor.
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Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada.
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