La revisión semanal de tu sistema de productividad
El hábito más potente que puedes incorporar a tu rutina.
Ya somos 193 en El Método Slow y espero que este año sigamos construyendo algo bonito, útil y eterno, juntos.
Antes de comenzar quiero felicitar al primer ganado oficial del 🏅primer concurso de microrelatos hipercortos de Substack:
.Esto del concurso se me ocurrió durante las navidades y lo puse en marcha el día 1 de enero. Más que un concurso, fue un pequeño juego sin más objetivo que pasar un rato durante la semana, conectar con gente interesante y creativa y poco más. Sólo participó una persona. Lógico, esa nota se debió perder por el submundo de Substack.
Fue todo un éxito. Sí, a pesar de que sólo participó una persona, fue un éxito. Lo digo de verdad porque he podido conectar con David, establecer una pequeña conversación, ganar ambos un suscriptor y una recomendación a través de su newsletter, que te recomiendo que sigas. Dale aquí y suscríbete porque tiene cosas muy interesantes que contar.
Más allá de recomendaciones, lo importante que saco de todo esto es que no te preocupes mucho por si algo va a funcionar o no, si le va a gustar o no, si lo van a ver o no. Lánzate; cualquier idea puede llevarte a un lugar que nunca habías imaginado. Hazlo, porque cuando estés cerca da la caja de pino te arrepentirás de no haberlo intentado.
Y ahora, os dejo con la entrega de esta semana.
La revisión semanal
De todos las hábitos, técnicas y sistemas que he podido utilizar a lo largo de los años para mejorar mi productividad y reducir mi estrés, la revisión semanal ha sido, sin duda, el más diferenciador. La primera vez que oí hablar de este concepto fue en el libro de David Allen: Organízate con eficacia donde explica el método de organización personal GTD® (quizá el mejor sistema de productividad que se ha desarrollado). Fue el libro que lo cambió todo para mi.
En el método, el último paso es la revisión semanal. De igual manera que llevas tu coche al taller, tienes que mantener tu sistema con buena salud para que puedas seguir confiando en él. Porque esta es la clave de todo. La confianza en tu sistema. Si tu forma de organizarte no te convence nunca vas a lograr ese nivel de control y relajación que deseas. La revisión semanal te va a proporcionar ese grado de control que necesitas para que todo siga fluyendo.
Revisar tu mundo es hacer una parada en el camino para repostar y ver que todo está en orden. Un orden necesario para poder continuar y que no se te escape nada. Lo que sientes después es una paz mental y una sensación de poder interno.
Cómo hacer correctamente la revisión semanal
En la revisión semanal debes pasar por cada una de tus áreas de responsabilidad para ver en que estado están. Debes revisar cada proyecto y cada tarea establecida para tener una idea global del proceso. Debes revisar tu espacio de trabajo para organizarlo. Debes eliminar lo que sobra y dejarlo listo para empezar la semana siguiente. Solo haciendo esto serás capaz de tener todo bajo control. Bajo control no significa tenerlo en la cabeza sino todo lo contrario; ya no tendrás que acordarte de qué es lo que tienes que hacer. Tu sistema lo hará por ti. Esto es la paz mental y esto hace que tu estrés disminuya. Confías en tu sistema. Uno de los errores más comunes es confiar en tu cabeza para que te recuerde qué es lo que tienes que hacer. Es la causa de que no llegues; es una de las razones por la que te estresas.
En la revisión semanal se vuelca todo tu mundo para tenerlo delante y hacer la foto real de su estado. Veamos cómo hacerlo.
Te voy a dejar un pequeño checklist inicial y sencillo para que puedas empezar a aplicarlo cada semana. Yo lo suelo hacer los viernes, pero quizá quieras hacerlo el domingo o el lunes, lo importante es que mantengas esa rutina.
El Cheklist
Revisa tu agenda para la semana siguiente. Identifica reuniones, fechas de vencimiento, viajes o citas que tengas programadas. De esta manera tendrás una idea global del tiempo que puedes dedicar a otros asuntos.
Revisa tu bandeja de entrada. Tanto la física como la digital (correo electrónico). Revisa los papeles, notas, objetos o demás cosas que hayas podido dejar en tu bandeja de entrada para procesar. Si no tienes bandeja de entrada, habilita una. Revisa cada correo que tengas en el inbox y determina si es una tarea o no. No hay que contestar a email (si te va a llevar menos de dos minutos puedes hacerlos) sólo debes revisar qué hay que hacer y ponerlo en la lista de tareas. Deja tu correo sin ningún tipo de mensaje que procesar.
Revisa uno por uno los proyectos que son de tu responsabilidad y determina el estado actual y si tienes anotada una o varias tareas siguientes para trabajar el él.
Revisa tu lista de tareas. Debes tener una lista y sólo una. Es a la que vas a acudir siempre. Sea en formato digital o en papel, es imprescindible. Es fundamental tener una visión de lo que tienes que hacer. De esta manera podrás planificar mejor el tiempo que puedes o debes dedicar a cada una de tus tareas.
Si trabajas con el método GTD® revisa tus listas de seguimiento y de algún día/tal vez. Revisa cualquier lista
Revisa las notas tomadas en las reuniones de cada semana. Podrás identificar acciones y tareas a las que debes de poner foco.
Por último, bloquea tu tiempo. Es decir, anota en la agenda de la semana siguiente el tiempo que quieres dedicar única y exclusivamente a trabajar en tus proyectos. Si trabajas en una organización bloquea ese tiempo en tu gestor de correo (Outlook, Gmail…). Es muy sencillo, agenda una reunión contigo mismo para que todo el mundo vea que esas horas no vas a estar disponible.
Al principio quizá tengas que dedicarle una o dos horas pero conforme cojas destreza no necesitarás más que veinte o treinta minutos.
Este es un checklist sencillo para empezar a aplicar la revisión semanal y poder mejorar tu sistema de productividad. Complétalo poco a poco con asuntos que quieras mantener controlados semana tras semana. añádelos al listado y tenlo a mano siempre.
No debes tomar este tiempo de revisión como una pérdida de tiempo. Cuando lo interiorices verás que el tiempo dedicado es mucho más valioso de lo que crees.
Lo mejor es que lo veas por ti mismo.
Un abrazo.
Carlos
REFLEXIONAR
«De vez en cuando aléjate y relájate un poco. Permanecer constantemente inmerso en el trabajo acabará menguando tu juicio. Pero vete bastante lejos, porque así tendrás el trabajo en perspectiva y observarás mejor la falta de armonía».
- Leonardo Da Vinci.
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MICROHÁBITO DE LA SEMANA
Qué mejor que empezar a poner este pequeño hábito en marcha. Reserva una hora de tu tiempo el próximo viernes y revisa tu sistema. Luego, cuando acabes, cuéntame como te ha ido y las dudas que has tenido.
PARA ESCUCHAR
Algo de calidad para esta semana:
El Método Slow es una ‘newsletter’ sencilla para leer tranquilamente. Sin agobios, sin prisa. Escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida. Pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor.
Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Para eso cada texto está escrito intentando condensar el mensaje en pocas líneas. Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más
Brutal eso de "hazlo aunque solo participe tu sombra". Tu checklist de revisión semanal es oro. Lo de “bloquea tiempo contigo mismo” me ha dado en toda la frente jejeje. Microhábito aceptado: Ya he agendado para estrenarme… veremos qué sale de ahí (aparte de miradas intensas a mi lista “algún día/tal vez”, que ya es el desván del drama 😂).
¡Gracias por compartir tan en claro y tan en bonito! 🌿
Por cierto, el enlace a las agendas hobonichi no me ha funcionado pero las busco!! En otra vida, tuve una papelería seguro.