Mi sistema para no quedarme atascado eligiendo la próxima tarea
Olvídate de clasificaciones tipo ABC: esta es la forma práctica que realmente me ha funcionado.
Cómo decido qué tarea hacer primero (sin volverme loco)
Cada día nos levantamos, nos aseamos y empezamos a tomar decisiones y uno de los dilemas más habituales que enfrentamos a diario es simple de formular, pero complicado de resolver: ¿Qué tarea debería hacer primero? Muchas veces la respuesta no es tan obvia como nos gustaría. Y entonces surge la pregunta: ¿Realmente hay tareas más importantes que otras? Como casi todo en la vida: sí… y no.
El problema de las clasificaciones clásicas
Algunos sistemas de productividad nos proponen ordenar nuestras tareas según su importancia:
A (muy importantes), B (importantes), C (menos importantes).
La idea es que así sabremos qué hacer en cada momento. Pero la realidad no es tan sencilla. No soy muy fan de este sistema.
¿El motivo? Que acabamos postergando sistemáticamente las tareas menos importantes. Las dejamos para un momento mejor que, siendo sinceros, casi nunca llega. Siempre hay algo más urgente que cambiar el tóner de la impresora. Siempre hay algo más prioritario que reponer fundas para los folios. Y así, esas pequeñas tareas se quedan atascadas en la lista… días, semanas, meses.
Un enfoque diferente: priorizar de forma más realista
Desde hace tiempo, he optado por un enfoque radicalmente distinto: Todas mis tareas tienen la misma importancia siempre que estén dentro de mi área de responsabilidad.
Más que medirlas por importancia, las elijo basándome en tres factores:
El tiempo disponible.
Mi nivel de energía.
La urgencia relativa al contexto.
Una vez determinada la importancia puedes decidir empezar por la tarea más difícil primero o por la más fácil. Aquí te explico la diferencia.
La clave: entender las tres áreas
Todas las tareas se pueden agrupar en tres grandes zonas:
Área de Responsabilidad
Todo lo que depende directamente de mí para que avance.Área de Influencia
Tareas que no son responsabilidad directa, pero donde puedo impactar positivamente y a medio y largo plazo pueden darme un beneficio como ahorro de tiempo, mejora en mi organización personal o tareas de mantenimiento.Área de Organización
Actividades que ayudan al buen funcionamiento general, aunque no estén ligadas a mi función concreta. Aquí se pueden incluir tareas que no te van a proporcionar personalmente un avance en tu responsabilidad pero si son necesarias para el trabajo de otras personas.
¿Cómo lo aplico?
Dentro de mi área de responsabilidad, todas las tareas tienen la misma prioridad.
En el área de influencia, también tienen la misma prioridad entre ellas, pero un escalón por debajo de la responsabilidad directa.
Y en el área de organización, ocurre igual: prioridad interna igual, pero situada en un tercer nivel.
Así decido yo qué hacer en cada momento. Es decir, primero la que estén en mi área de responsabilidad, luego las de mi área de influencia y por último las que están en el área de mi organización. Te puedo asegurar que desde que aplico este sistema avanzo proyectos de forma mucho más fluida y he reducido mi nivel de estrés, porque elijo tareas sin tanto ruido mental.
Con este sistema tendemos a centrarnos solamente en las tarea de nuestra área de responsabilidad y corremos el riesgo de dejar a un lado las demás, que aunque son menos importantes pueden llegar a serlo si no les hacemos caso. Para evitar esto, intento que, de cada diez tareas, seis sean de mi área de responsabilidad, tres de mi área de influencia y una de mi área de organización.
¿Tú cómo lo haces?
¿Tienes tu propio sistema de priorización?
¿Te atascas también a veces con lo urgente frente a lo importante?
Y si crees que este enfoque puede ayudarle a alguien, ¡no dudes en compartirlo!
Un abrazo,
Carlos.
Este artículo forma parte de la Escuela de Productividad. Si te ha gustado tienes muchos más recursos aquí.
REFLEXIONAR
«No es tarea fácil dirigir a hombres; empujarlos, en cambio, es muy sencillo».
— Rabindranath Tagore.
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Cero ruido.
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