Las cinco mejores tácticas que puedes aplicar hoy mismo al trabajar con el correo electrónico
y evitar que explote.
Hace unos cuantos años escribí una entrada en mi blog hablando de cómo trabajar de manera eficiente con el correo electrónico y evitar que se acumulen los email sin leer en la bandeja de entrada. Creo que es el momento de revisarlo.
El Método Slow es una publicación semanal para leer tranquilamente y sin prisa. Tu dosis de productividad y desarrollo personal.
Solo valor. Cero ruido.
Una de las primeras cosas que tienes que hacer para alcanzar un alto rendimiento personal es aprender a gestionar tu correo electrónico adecuadamente y de manera eficaz. Objetivo: Inbox Zero.
Ya han pasado más de 50 años desde que Ray Tomlinson, ingeniero del MIT (Massachussets Institute of Tecnology) envío el primer correo electrónico de la historia1 y se ha convertido en una de las herramientas que más han cambiado la comunicación personal. Casi todas las comunicaciones de los profesionales del conocimiento llegan a través del email. Por eso es de vital importancia aprender a usarlo adecuadamente.
Una buena parte del estrés que generamos en nuestro entorno laboral se puede achacar a los mensajes recibidos o acumulados en la bandeja de entrada. Las decenas de mensajes sin leer, la entrada de nuevos correos mientras trabajamos y la imposibilidad de hacer frente a todo lo que nos piden por esta herramienta es el caldo de cultivo del estrés laboral y puede llegar a generar una ansiedad innecesaria por no poder atender todas las exigencias demandadas.
Puedes hacer dos cosas: ignorarlos o aprender a manejarlos. Yo opté por la segunda y, créeme: no hay día en el que mi bandeja de entrada no esté vacía al finalizar mi jornada de trabajo. Me genera una sensación de control inimaginable hace unos años.
El objetivo principal de la gestión eficaz de tu email es mantener en todo momento tu bandeja de entrada vacía.
Ojo, esto no significa que tengas que hacer todo lo que te llegue a través del correo para que tus mensajes desaparezcan. Mediante los siguientes pasos te explicaré como procesar y organizar todos los correos para vaciar tu inbox y que estén en el lugar adecuado para cuando los necesites. De esta manera no perderás nada y te podrás dedicar a lo que tienes que hacer sin preocuparte de los correos sin leer o de las tareas pendientes por cerrar. Al menos es como yo lo hago, y vaya que si funciona.
Reserva una tarde o unas horas para realizar este proceso. Es el principio de tu nuevo sistema de organización y requerirá algo de tiempo ponerlo todo en orden pero te aseguro que notarás un cambio sorprendente
Crea las siguientes carpetas:
INFO (para correos que sirven de consulta).
SEGUIMIENTO (para correos que requieren una respuesta por parte de alguien o una acción que has delegado).
ALGÚN DÍA (para correos que te indican alguna acción que tienes que hacer pero que vas a posponer para una mejor ocasión o quieres valorar más adelante si hacerlo o no).
PROCESADOS (para los correos que ya has procesado). Si ese correo representa una tarea que debes hacer, guárdalo en la carpeta de info y anota la tarea en la lista de tareas.
Abre tu inbox y procesa cada uno de tus correos. Procésalos y organízalos en las carpetas correspondientes.
¿Qué es?
Si es una tarea que te lleva menos de dos minutos2, hazla. Si es una tarea que te llevará más de dos minutos, anótala en tu lista de tareas y guarda el email en la carpeta INFO hasta que la completes. No utilices tu correo como lista de tareas.
Si es información que necesitarás para alguna tarea o proyecto guárdala en la carpeta INFO.
Si es algo que quieres deja para más adelante guárdalo en ALGÚN DÍA.
Si es algo que tienes que hacer en una fecha determinada, anótalo en la agenda y elimina el correo enviándolo a la carpeta de PROCESADOS.
Si no te sirve para nada pásalo directamente a la carpeta de PROCESADOS.
Si es algo que corresponde a una carpeta específica de tu trabajo, archívala allí. Ej.: Un presupuesto en la carpeta PRESUPUESTOS.
Sigue estos pasos para cada uno de tus correos de tu inbox y recuerda, estás procesándolos, no te pongas a hacerlos. Sólo procésalos —salvo en el caso de que te lleven menos de dos minutos como hemos visto antes—.
No contestes solo para das las gracias. Es una práctica habitual contestar a un correo para dar gracias a otro que has recibido. No nos damos cuenta de que esto lo único que hace es llenar las bandejas de entrada de mensajes inútiles. Es de bien nacido ser agradecido, dice el dicho. Y a todos nos gusta que nos agradezcan las cosas pero más nos gusta mantener nuestra bandeja de entrada limpia. Da las gracias por adelantado, es suficiente.
Crea las reglas necesarias para que los correos entrantes se archiven en las carpetas que tu quieras. Por ejemplo, esos correos automáticos con notificaciones que inundan tu bandeja de entrada y la ensucian.
Trabaja con el correo cerrado. Quizá sea la táctica más potente. ¿Eres de los que contestan nada mas recibir el correo? Evita esta práctica. Repite el proceso de vaciar tu bandeja de entrada varias veces al día, pero no estés continuamente pendiente del correo electrónico. Yo lo proceso de tres a cinco veces durante mi jornada para mantener el inbox zero. Verás como consigues estar mas enfocado en tus tareas.
De esta manera, tendrás todos tus correos identificados y organizados. Solo te queda elegir una tarea de tu lista de acciones siguiente y ponerte a trabajar. Empezarás a disparar tu productividad y tu rendimiento y lo que es más importante, te sentirás más calmado y con más control.
Un fuerte abrazo.
Carlos.
***
Referencias
Allen, David (Edición 2024), Organízate con eficacia, Empresa activa.
REFLEXIONAR
«La bandeja de entrada no es una lista de tareas».
PROFUNDIZAR
Un libro: Minimalismo digital de Carl Newport.
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Cada vez que te pongas a trabajar en algún asunto cierra en correo electrónico. Revísalo solo cuando hayas acabado o hagas un descanso. Hazlo dos o tres veces al día.
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Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más.
Allen, David (2001), Organízate con eficacia, Empresa activa (Edición 2024)
La primera vez que supe de internet fue en el año 1993 en el MIT donde estuve haciendo un podtdoc de 2 años. Me lo enseñó un compañero y no tenía ni idea de la dimensión de aquello. Estuve en total 3.5 años en la zona de Boston y tengo grandes recuerdos porque mi hija mayor es de allí. Tuve la suerte de asistir a la fiesta de celebración de un premio Nobel de medicina Philip Sharp y brindé con él y todo! Jajaja. Allí fue una noticia en el telediario local porque están muy acostumbrados.
¡Guau! ¡El MIT! Mis felicitaciones, debió ser una época fantástica. ¡Cuánto nivel debe hacer por ahí!