Me encanta que los planes salgan bien
y si no salen bien es que no estaban bien planeados.
Planificar puede resultar algo tedioso y restar espontaneidad a la vida. Si estamos hablando de la vida personal, una planificación excesiva puede llevar a un encorsetamiento vital e incluso a estar continuamente tenso y a no poder disfrutar de una vida plena.
En tu trabajo diario y en tus proyectos, planificar es fundamental. Llevar el control de lo que se ha hecho, se está haciendo y se hará es la base de la productividad bien entendida. Es la base del control profesional y personal. No solo hace que tus proyectos avancen sino que tu salud no se ve comprometida. El control interno te genera una sensación de seguridad y calma. La planificación natural produce un estado de relajación, claridad y enfoque. Es algo que en la sociedad de hoy en día no se valora lo suficiente.
El flujo de información tan rápido con el que nos movemos actualmente nos impide parar y reflexionar no sólo en lo que tenemos que hacer sino a dónde queremos llegar. Y esto se ha trasladado a nuestras vidas personales. Por este motivo, ser capaces de parar y pensar nos va a proporcionar ese aire fresco que necesitamos.
David Allen nos lo indica muy acertadamente:
Si te parece que no controlas tus actuales compromisos que requieren alguna acción, te resistirás a realizar una planificación atenta; y entonces se produce un retroceso inconsciente.
Es decir, deber ser capaz de tener un control de tus responsabilidades para poder planificar eficazmente.
Seamos sinceros, estamos continuamente planificando: qué voy a hacer, qué tengo que hacer, qué quiero hacer… La diferencia estriba en cómo lo hacemos. No sirve de nada trazar un plan que desde el principio no tiene visos de cumplirse. O planificar algo de lo que no estás muy seguro qué es lo que hay que hacer, o incluso a veces planificamos hacer cosas que no son de nuestra responsabilidad.
Esto último es muy interesante. Todos hemos sido abordados en mayor o menor medida con tareas que no son de nuestra área de influencia. Es decir, que no forman parte de nuestra responsabilidad. Ya sea porque nuestra jefa nos lo ha pedido (en ese caso hay que hacerlo sí o sí), o porque si no lo haces tú, tu trabajo se verá comprometido, entre otras cosas. En este caso, debemos valorar si planificar esas tareas o llenarnos de valor y decir no.
El Método Slow es una publicación para leer tranquilamente. Sin prisa.
Todas las semanas tu dosis de productividad y desarrollo personal. Solo valor. Cero ruido.
Cómo planificar adecuadamente
No voy a ser yo quién descubra la infinidad de herramientas que existen hoy en día para la planificación de todo tipo de tareas y proyectos. Porque la herramienta no es lo importante. Lo importante es que se haga bien.
Planificar es identificar qué tienes que hacer y cuándo lo tienes que entregar. Es decir, aglutinar todas las tareas relacionadas sobre ese proyecto, incluirlas en tu sistema de gestión, determinar el tiempo necesario para llevarlas a cabo, establecer una fecha determinada de finalización, y, por último, determinar qué necesitas para cumplirlo: material, información, contratación, conocimientos, tiempo, etc.
Planificar por defecto versus por exceso
Cuando empezamos a planificar nuestro día o nuestra semana tendemos a planificar por exceso. Somos, por lo general, demasiado optimistas con el tiempo que disponemos para realizar las cosas. De este hecho nace la Ley de Parkinson1 que dice:
El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible hasta su finalización.
Teniendo en cuenta esta reflexión, que por experiencia propia es bastante acertada, siempre planifico pecando por defecto. Lo hago de la siguiente manera:
Plan diario: De manera específica elijo las tareas que quiero completar ese día. Dependiendo de la naturaleza de la tarea y el tiempo que considero que me va a ocupar, el abanico va desde una a tres tareas como máximo. Pero siempre me marco un objetivo fácilmente alcanzable que sé que muy mal se tiene que dar el día para no completarlo. Es uno de los hábitos que mentalmente más me funcionan a la hora de no agobiarme por lo que tengo que hacer porque sé que si lo cumplo habré conseguido mi objetivo diario.
Plan semanal: Debe constituir una visión general de lo que quieres conseguir en la semana. Tiene que contener las tareas con las que, una vez completadas, sentirías que has avanzado y que tu semana ha sido productiva y eficiente. Sé generoso contigo mismo. No pretendas abarcar mucho. Es mejor quedarte corto y conseguirlo que no llegar nunca, ya que la frustración de no conseguir los objetivos puede llevarte a una desmotivación irreal.
Siempre debes pecar por defecto. Planea con el suficiente espacio. No somos buenos determinando el tiempo que vamos a tardar en hacer una tarea. Por eso, si planeamos siendo generosos en el tiempo que nos damos para completarla seremos capaces de cumplir con los planes.
El secreto es plantear objetivos realistas, alcanzables y con el tiempo suficiente de maniobra. Mejor que sobre a que falte. Debemos acabar a gusto y contentos de lo que hemos conseguido; ser realistas con nuestras posibilidades y no querer hacer más de lo que podemos hacer. Menos cosas pero más enfocados.
De esta manera nuestra sensación de control será total.
Para finalizar te dejo los tres pasos que sigo para planificar mi día:
Doy un vistazo a la agenda de reuniones para ver qué horas voy a atener ocupado. Esto lo hago también al final del día para tener una idea de lo que voy a tener al día siguiente..
MIT (Most Important Tasks): Elijo de una a tres tareas.
Time blocking. Hago una estimación por bloques de tiempo teniendo en cuenta reuniones y otros compromisos. Ej.: de 9:00 a 10:00, Tarea 1, de 10:30 a 11:00 Descanso, 11:00 a 11:30, Tarea 2, etc… Es algo estimado que me ayuda a centrar mi día. No es necesario cumplirlo a rajatabla pero es una buena manera de tener una guía.
Descansos/paradas: Planifico los descansos. No me pongo tareas una detrás de otra. Dejo siempre bloques de descanso entre tareas.
Hay días que solo los dedico a una sola cosa. Es preferible avanzar en una sola tarea que ir saltando de una a otra. No se puede uno concentrar eficazmente en dos cosas importantes al mismo tiempo2. En ocasiones reservo un día entero para dedicar mi tiempo a una tarea en concreto y avanzar todo lo posible. Esto es algo que recomiendo a mi grupo cuando tienen que trabajar en proyectos que requieren días o semanas para completarse. Y funciona, créeme que funciona.
Un fuerte abrazo.
Carlos.
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REFERENCIAS
Keller, Gary, Pasaban, Jay (2019). Sólo una cosa. Aguilar.
Allen, David (2024), Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés, Empresa Activa.
REFLEXIONAR
«Si tienes que estar tres días comiendo techo, llorando y frustrado, disfrútalos».
PROFUNDIZAR
¿Qué cantidad de tareas te estás autoexigiendo completar en un día?
Para, reflexiona y reduce tu autoexigencia diaria. Verás que al contrario de lo que puedas pensar, trabajarás mas fluido y, como consecuencia, tu trabajo será mejor.
TE PUEDE INTERESAR
Una web muy interesante donde encontrarás artículos sobre productividad basados en estudios científicos: Ness Lab
MICROHÁBITO DE LA SEMANA
El lunes, antes de empezar tu jornada dedica unos minutos a anotar qué es lo que quieres conseguir durante la semana. Sé realista e indica todas las tareas con las que, si las completas, sentirías que has sido productivo y que has aprovechado el tiempo.
PARA ESCUCHAR
Una playlist que me encanta para estar concentrado cuando tengo que hacer tareas que no requieren que esté al 100% enfocado.
El Metodo Slow es una publicación sencilla para leer tranquilamente. Sin agobios, sin prisa.
Escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida.
Pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor.
Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Para eso cada texto está escrito intentando condensar el mensaje en pocas líneas.
Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más.
https://es.wikipedia.org/wiki/Ley_de_Parkinson.
Keller, Gary, Pasaban, Jay (2019). Sólo una cosa. Aguilar.