Cómo utilizo las técnicas del Time-Blocking y Pomodoro para mantenerme enfocado en mis tareas
Mi propia variante de estas famosas técnicas que uso para establecer el tiempo que dedico a cada tarea.
Mantenerte concentrado en la misma tarea durante un determinado periodo de tiempo puede llegar a ser complicado si no has desarrollado la habilidad de enfocarte sin distracciones.
Tenemos muchas fuentes de distracción alrededor de nosotros cada día. Uno de los mayores retos en nuestro trabajo diario es no dejarnos llevar por cada estímulo que recibimos y permanecer centrados en lo que estamos haciendo para poder completar lo que nos hemos marcado como objetivo para ese día.
Las técnicas del Time-Blocking y Pomodoro te pueden ayudar a conseguirlo.
La técnica Pomodoro es un método de administración del tiempo de trabajo desarrollado para favorecer la concentración y el aprovechamiento máximo del tiempo dedicado a la realización de tareas. Fue desarrollada por Francesco Cirillo en los años 80 y, poco a poco, fue popularizándose, sobre todo en el mundo de los programadores informáticos. Se llama Pomodoro porque el desarrollador lo implementó con el típico temporizador en forma de tomate (pomodoro en italiano).
La técnica consiste en dividir tu tiempo de trabajo sobre una tarea en bloques de 25 minutos llamados pomodoros. Durante esos 25 minutos deberías estar 100 % concentrado en tu tarea, evitando cualquier tipo de distracción. Una vez que han pasado esos 25 minutos, debes parar en el punto en el que estés y descansar 5 minutos. Una vez completados cuatro pomodoros, se realiza un descanso más largo de 20 o 30 minutos. Una vez pasado este descanso, se comienza de nuevo con el bloque de cuatro pomodoros de 25 minutos + 5 de descanso.
El método se basa en la capacidad de concentración humana, ya que el cerebro necesita descansos periódicos para mantener un rendimiento óptimo. Si trabajas durante mucho tiempo en la misma tarea sin realizar un descanso, tu capacidad de concentración disminuye, al igual que tu eficiencia. Hay estimaciones que indican que los adultos pueden mantener la atención sostenida en una tarea como máximo entre diez y veinte minutos. Una vez pasados esos veinte minutos, disminuye considerablemente hasta desaparecer de un modo significativo a los 45 minutos.
Mantenerte enfocado en esos veinticinco minutos es el reto que te propone la técnica. Tendemos a dispersar nuestra atención en otros asuntos más atractivos para nuestro cerebro cuando llevamos unos minutos concentrados en algo. En este aspecto, y debido al uso masivo de internet en los dispositivos, la generación Z muestra una capacidad aún menor de concentración. De esta manera, evitamos la saturación y podemos trabajar durante más tiempo con la misma calidad y eficiencia.
Ventajas
Favorece la concentración.
Aumenta la sensación de avance al ir consiguiendo pomodoros.
Te motiva a continuar, ya que 25 minutos no parece mucho tiempo de trabajo seguido.
Ayuda a medir tiempos en tareas largas para poder optimizarlos.
Desventajas
Demasiado rígido.
No sirve para todas las tareas.
No aprovecha los tiempos de máximo enfoque y creatividad. El obligarte a parar de trabajar a los 25 minutos, en momentos en los que tu concentración e inspiración son máximas, no solo no es beneficioso, sino que puede llegar a ser contraproducente para tu productividad y creatividad. Por eso, creo que, aun siendo una buena técnica, hay que tomarla con cierta flexibilidad para poder aumentar sus beneficios.
Solo utilizo la técnica para alguna tarea muy repetitiva que tengo que hacer periódicamente. Me ayuda a no procrastinar y a no desconcentrarme durante mucho tiempo.
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La técnica del Time-Blocking fue popularizada por Cal Newport, profesor de informática de la Universidad de Georgetown (EE. UU.) y autor de varios libros sobre productividad como el famoso Deep Work (2016). Añado que es uno de mis autores favoritos en el tema de productividad personal.
El concepto es muy simple (como a mí me gusta). Se trata de dividir tu día en bloques de tiempo a los que asignas determinadas tareas. Es la manera que utilizo para organizar mi día a día. Primero elijo las dos o tres tareas principales a las que quiero dedicar mi día. Después les asigno el tiempo que quiero estar dedicado a ellas, teniendo en cuenta reuniones, descansos y otras interrupciones que puedan surgir. Por supuesto, debe ser algo flexible y que sirva como guía, como un patrón de trabajo. De esta forma, consigo permanecer enfocado en esa sola tarea sin tener en la cabeza qué es lo que tengo que hacer después.
A la hora de asignar el tiempo a las tareas, soy bastante generoso. Somos muy malos calculando el tiempo real que nos van a costar las tareas que debemos realizar, por lo que, si creo que algo me va a costar media hora, le asigno una, y así con todo. Una vez tienes tu día planificado de esta manera, es mucho más fácil estar concentrado.
Quedaría algo como lo siguiente:
08:00 – 08:30 Planificación diaria, Revisar agenda.
08:30 – 10:00 Trabajo profundo. Tarea importante.
10:00 – 10:15 Pausa descanso (sin pantallas).
10:15 - 10:45 Procesar email.
10:45 – 12:00 Trabajo profundo. Continuación de tarea importante.
12:00 – 13:00 Almuerzo y descanso. Sin trabajo, paseo breve
13:00 – 14:30 Reunión.
14:30 – 15:45 Trabajo superficial. Responder mensajes. Tareas de mantenimiento.
15:45 – 16:00 Pausa breve
16:00 – 17:30 Segundo bloque de trabajo profundo.
17:30 – 18:00 Cierre del día Revisión de tareas y planificación del día siguiente.
Ventajas
Favorece la organización personal.
Te da una visión global de lo que tienes que hacer a lo largo del día para no olvidar nada.
Desventajas
No sirve para todo tipo de trabajos. Las ocupaciones que dependen de estar pendientes de requerimientos de terceros puede que no puedan seguir este método, pero es válido para la gran mayoría.
Esto es solo un ejemplo. Desde que lo utilizo —y ya son muchos años— siento que tengo más control sobre mis tareas. Como consecuencia, saco más trabajo adelante y consigo estar más relajado.
Un abrazo,
Carlos.
Referencias
Cirillo, F. (2018). La técnica Pomodoro: El famoso método para mejorar tu productividad. Editorial Planeta.
Newport, C. (2017). Enfócate: Logra el éxito en un mundo disperso (Deep Work). Editorial Urano.
REFLEXIONAR
«Nada altera mi concentración. Podrías hacer una orgía en mi oficina y yo no miraría. Bueno, quizá una vez».
— Isaac Asimov.
POR SI TE LO PERDISTE
El problema de querer sentirse bien siempre
Uno de los objetivos principales de la vida es ser feliz. Lo que narices quiera decir eso. Eso es innegable. Buscamos constantemente formas de alcanzar esa felicidad. Algunos la buscan en lo externo, en las cosas; otros —entre los que me incluyo— la buscamos en lo interno, en las experiencias. Podríamos decir que son igualmente válidas, pero en el fondo…
MICRO-HÁBITO DE LA SEMANA
Habla menos, escucha más.
PARA ESCUCHAR
Hoy te dejo aquí una lista creada por mí que uso para concentrarme: Sounds to Stay Focused. Si la tarea requiere una concentración profunda no suelo tener nada de fondo pero a veces me gusta estar escuchando música ligera. Me genera una sensación de aislamiento que me gusta.
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El Metodo Slow es una ‘newsletter’ sencilla para leer tranquilamente. Está escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida. Son pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor. Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Pequeños conceptos pero muy valiosos. Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada.
Cero ruido.
Menos es más.