¿Dónde está mi lista de tareas?
Una guía para crear una lista de tareas insuperable.
Cuando empecé a trabajar, sinceramente, no sabía lo que era una lista de tareas. Bueno vale, no es del todo cierto, pero en el fondo no tenía una lista de tareas como tal. Anotaba todo donde me venía bien. Sin sentido ni orden y claro, nunca recordaba nada, se me pasaban las tareas sin hacer o directamente no sabía ni lo que había escrito. Vamos, un caos.
Con el tiempo aprendí que si quieres mantener el control debes tener una lista de tareas. Pero solo una. Ni dos ni cien. Una. Una a la que recurras cada vez que quieras saber qué hacer en cada momento.
El objetivo es purgar tu cerebro. Es imposible mantener todo en la cabeza. No sólo no te vas a acordar de todo lo que tienes que hacer sino que vas a añadir mas estrés a tu existencia. Seguro que alguna vez has notado ese nivel de control y de relajación cuando has anotado todo en una lista. A mi me ha pasado, me pasa y me seguirá pasando. Los seres humanos aunque diversos, somos muy parecidos. Actuamos y sentimos de la misma manera.
Tu lista de tareas es como tu vida. La tienes que cuidar y mimar. No debes dejar entrar nada que no sume. No debes dejar entrar nada que no puedas atender adecuadamente. Debes respetarla y tenerla en cuenta. Debes escucharla y quererla. Pero también debes darle caña de vez en cuando. Hacer que se salga de lo normal. Tienes que eliminar lo inútil de vez en cuando. Debes renovarla e incluso llegar a vaciarla para poder meter savia nueva.
Tu lista de tareas es tu guía. Son los raíles por donde transita tu día a día. El tren no puede avanzar fuera de esos raíles. Tu lista eres tú.
Grábatelo a fuego en tu cabeza: Lo que no está en tu lista no existe. Nada debe ocupar tu cabeza. Ya lo dice David Allen en su frase más famosa:
Tu mente está para tener ideas, no para almacenarlas.
¿Tienes una lista de tareas? ¿Tienes una sola lista de tareas?
El Método Slow es una publicación para leer tranquilamente. Sin prisa.
Todas las semanas tu dosis de productividad y desarrollo personal. Solo valor. Cero ruido.
Te sorprenderá saber que la mayoría de la gente con la que he colaborado en los casi 20 años que llevo en la empresa no tiene una lista de tareas. Simplemente fluyen —si a apagar fuegos se le puede llamar fluir. Tienen tareas anotadas en un folio doblado, en un post it, o en un cuaderno pero sin ningún criterio. Usan el correo electrónico como listado o recordatorio de lo que tienen que hacer, y van dando saltos de aquí para allá cual sapo en un estanque. Es curioso, porque la mayoría nos hemos organizado de esta manera. Parece que es natural, pero lo más natural, simple y eficaz es tenerlo todo en un solo lugar al que acudir para saber lo que tenemos que hacer en cada momento.
El secreto —y no me cansaré de decirlo— es hacer que tu sistema sea confiable. No importa la herramienta, no importa si usas GTD® o las MIT o ambas, solo importa que te fíes de tu sistema. Y cuando eso llega notas una sensación de control nunca antes vista. Aún recuerdo cuando puse en marcha mi sistema. Simplemente el tener esa lista generó en mí una paz mental que no sentía en años.
Cómo hacer una lista de tareas imbatible
No importa mucho el soporte que utilices para registrar o llevar tu lista de tareas. Hay gente que le gusta más el papel, otros utilizan aplicaciones como Notion (muy popular) o Nirvana HQ (que es la que yo utilizo). Lo que importa es que sea algo que interiorices, con lo que te sientas a gusto y que sea fácil de acceder, modificar y consultar para ti.
Crear una lista de tareas parece algo fácil. Pero crear una lista de tareas en la que confíes puede no serlo. Estas son las características que debe tener una buena lista de tareas:
Debe ser única. Debes tener sólo una lista de tareas en la que esté todo lo que tienes que hacer. Tu quehaceres no deben estar dispersos por ahí. Todo lo que no anotes en esa lista no existe. Menos es más.
Todas la entradas de tu lista deben empezar por un verbo. Lo que esté anotado debe ser algo accionable, la acción debe ser identificable y no debe ser ambiguo.
Debe ser accesible. Debes tener tu lista siempre a mano y ser capaz de añadir y tachar las acciones de manera fácil y sencilla.
La debes de consultar y actualizar periódicamente pero no continuamente. Si no la mantienes al día vas a dejar de confiar en ella. Recomiendo consultarla al inicio y al final de cada día. No es necesario más. Al inicio para elegir las dos o tres en las que te vas a centrar y al final para hacer un repaso del día y poder planificar lo que harás mañana.
Debe contener solamente lo que te has comprometido contigo mismo que vas a cumplir. Esto es algo a lo que no le damos el valor que se merece. Cada tarea es un compromiso. Si no lo vas a hacer, o tienes dudas o es algo que no crees que sirva para avanzar en tu objetivo, no lo anotes. Deséchalo.
Creando tu lista perfecta
Formato papel
Primero, dale un nombre a tu lista. La llamaremos TO DO, por ejemplo.
Después, haz una lista de proyectos en los que estás metido/a. Proyectos de los que eres responsable.
A continuación, vuelca en la lista TO DO todas las acciones que tienes pendientes de cada uno de ellos. Si esa acción te va a costar menos de dos minutos, hazla ya (Regla de los dos minutos). Al final de cada tarea indica al proyecto al que pertenece. Esto te llevará algo de tiempo con lo que te recomiendo que reserves una o dos horas para esto.
Para crear todas estas tareas, coge cada proyecto, cada email que tengas sin consultar, cada nota y cada post it, y transfórmalo en una tarea accionable. Ahora anótala, una debajo de la otra.
No importa que sea una tarea mayor o menor, más urgente o menos. A partir de ahora van a tener todas el mismo rango. Es la única manera de que las hagas y no las dejes aparcadas para siempre.
Tendemos a subestimar las tareas menores o que requieren menos tiempo. Esto nos lleva a aparcarlas y no hacerlas nunca. Con mi sistema le vamos a dar a todas el mismo valor.
Hay gente que prefiere tener una lista por cada proyecto. Está bien, siempre que te sientas cómodo/a pero siempre debes tender a minimizar el numero de listas.
Formato digital
Existen innumerables aplicaciones para gestionar tareas. Tienen recordatorios, les puedes poner fechas de vencimiento y muchas más opciones.
Yo utilizo, como he dicho antes, Nirvana HQ. Es una aplicación hecha para trabajar con el método GTD®️, que es la base de mi forma de trabajar. Es la mejor para crear listas de acciones siguientes y proyectos. También para crear tareas periódicas y para añadir recordatorios. Para mí es imbatible. Esto es muy personal; debes encontrar la que mejor se adapte a ti, que sea lo más sencilla, intuitiva y en la que confíes plenamente.
El objetivo debe ser el mismo: crear y mantener esa lista de tareas en un solo sitio al que puedas volver a revisarlas periódicamente, y que sepas que allí tienes todo tu mundo. Olvídate de anotar las cosas en un lado y otro. Esa es tu lista.
«La confianza en tu sistema es la base del éxito».
Ya está. Cíñete a ellas. Anota cada tarea que llegue a tu espacio y respétala. Ahora, al empezar cada día, elige tres de ellas y céntrate sólo en esas tres. Nada más. Verás como sientes esas sensación de control.
¿Has tenido o tienes problemas para crear o mantener tu lista de tareas? Házmelo saber, seguro que encontramos una solución.
Lo primero que la pregunto a la gente que me consulta es: ¿Tienes una lista de tareas? Parece simple.
Y tú ¿la tienes?
Un fuerte abrazo.
Carlos.
Referencias
Allen, David (2024), Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés, Empresa Activa.
REFLEXIONAR
«No es el número de horas que pones en tu trabajo lo que cuenta, es el trabajo que pones a las horas».
- Sam Ewing. Ex-jugador de la MLB.
PROFUNDIZAR
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Aquí tengo mi lista de tareas: Nirvana HQ
MICROHÁBITO DE LA SEMANA
Cada día, al empezar la jornada, elige las tres tareas que quieres avanzar ese día. Anótalas y céntrate solo en ellas. No mires el resto. Si las acabas, elige otras tres.
PARA ESCUCHAR
Hoy os dejo un sonido muy ligero pero con ese toque de complejidad que me encanta.
El Metodo Slow es una publicación sencilla para leer tranquilamente. Sin agobios, sin prisa. Escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida.
Pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor.
Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Para eso cada texto está escrito intentando condensar el mensaje en pocas líneas.
Pequeños conceptos pero muy valiosos.
Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré al final de cada publicación teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada. Cero ruido. Menos es más.
Yo uso GTD. hace muchos años que leí el libro de David Allen. Es curioso yo también soy químico y atleta veterano aunque yo de velocidad y vallas en pista. Gracias!